Como preparar a empresa para uma fiscalização tributária?
A fiscalização tributária faz parte da rotina das empresas e pode ocorrer em diferentes esferas da administração pública. Com o avanço da digitalização das obrigações fiscais e a ampliação do cruzamento eletrônico de dados, as inconsistências que antes passavam despercebidas podem ser identificadas em poucos minutos pelos órgãos fiscalizadores.
Nesse cenário, preparar a empresa para uma fiscalização significa agir com prevenção, e isso depende da qualidade dos processos internos, da consistência das informações enviadas ao Fisco e do acompanhamento permanente das obrigações tributárias por profissionais capacitados.
Neste artigo, você verá como reduzir riscos e preparar sua empresa para uma fiscalização tributária.
O que é uma fiscalização tributária?
A fiscalização tributária é o procedimento utilizado pelos órgãos fazendários para verificar se uma empresa está cumprindo corretamente suas obrigações fiscais e tributárias.
Durante esse processo, podem ser analisados:
- Livros fiscais e contábeis;
- Notas fiscais eletrônicas;
- Declarações acessórias;
- Comprovantes de recolhimento de tributos;
- Contratos;
- Documentos financeiros;
- Registros de estoque;
- Informações enviadas ao SPED.
Atualmente, grande parte dessa análise ocorre de forma eletrônica, utilizando cruzamentos automáticos entre diferentes bases de dados.
Quais documentos devem estar organizados?
Os principais documentos são:
- Notas fiscais de entrada e saída;
- Livros contábeis;
- Livros fiscais;
- Comprovantes de pagamento de tributos;
- Declarações enviadas ao SPED;
- Balanços e demonstrações financeiras;
- Contratos com clientes e fornecedores;
- Documentos societários;
- Registros de inventário e estoque.
A organização documental reduz o tempo de resposta durante a fiscalização e demonstra maior controle dos processos internos.
Como revisar as obrigações acessórias?
Grande parte das autuações ocorre devido a divergências entre informações declaradas em diferentes sistemas.
Por isso, é importante revisar periodicamente:
- ECD;
- ECF;
- EFD ICMS/IPI;
- EFD-Contribuições;
- DCTF;
- DIRF (quando aplicável às competências anteriores);
- Declarações estaduais e municipais.
Também é recomendável verificar se as informações transmitidas coincidem com a escrituração contábil e fiscal da empresa.
Por que o cruzamento eletrônico de dados aumentou o risco de autuações?
Os órgãos fiscais utilizam tecnologias capazes de comparar automaticamente informações provenientes de diferentes fontes.
- Notas fiscais eletrônicas;
- Movimentações financeiras;
- Declarações fiscais;
- Dados previdenciários;
- Registros contábeis;
- Informações de terceiros.
Qualquer inconsistência pode gerar alertas para análise dos auditores fiscais.
Como realizar auditorias internas?
As auditorias preventivas ajudam a identificar falhas antes que sejam apontadas pelo Fisco.
Desse modo, preciso realizar algumas ações:
- Conferência da apuração dos tributos;
- Análise da classificação fiscal de produtos;
- Verificação dos cadastros tributários;
- Revisão de créditos tributários;
- Validação da escrituração fiscal;
- Conferência dos recolhimentos efetuados.
Quanto mais cedo os erros forem identificados, menores tendem a ser os riscos de multas e autuações.
Como a reforma tributária aumenta a necessidade de preparação?
A implementação gradual da reforma tributária amplia a necessidade de revisão dos processos fiscais.
Durante a transição para a CBS e o IBS, muitas empresas precisarão adaptar:
- Sistemas de emissão de documentos fiscais;
- Cadastros tributários;
- Parametrizações dos ERPs;
- Controles de créditos tributários;
- Procedimentos de apuração dos novos tributos.
A convivência entre o sistema atual e o novo modelo tributário aumenta a complexidade operacional, tornando a preparação para fiscalizações ainda mais importante.
Como a tecnologia ajuda na conformidade tributária?
As ferramentas de gestão fiscal permitem identificar inconsistências antes do envio das obrigações ao Fisco.
Conheça os principais benefícios:
- Validação automática de documentos fiscais;
- Conciliação de informações contábeis e fiscais;
- Monitoramento de pendências;
- Emissão de relatórios gerenciais;
- Armazenamento seguro de documentos;
- Rastreabilidade das operações.
A automação reduz falhas manuais e melhora a qualidade das informações enviadas aos órgãos fiscalizadores.
Como treinar a equipe para uma fiscalização?
A conformidade tributária depende da atuação de diferentes áreas da empresa.
Desse modo, é recomendável que as equipes:
- Conheçam os procedimentos internos;
- Mantenham os cadastros atualizados;
- Registrem corretamente as operações;
- Acompanhem alterações na legislação;
- Adotem rotinas de conferência antes do envio das declarações.
Além disso, os treinamentos periódicos contribuem para reduzir erros operacionais e aumentar a segurança dos processos.
O que fazer ao receber uma notificação fiscal?
Quando a empresa recebe uma comunicação do Fisco, deve agir rapidamente para atender às solicitações dentro dos prazos estabelecidos.
As principais medidas são:
- Identificar o objeto da fiscalização;
- Reunir toda a documentação relacionada;
- Revisar as informações antes da apresentação;
- Envolver os responsáveis pelas áreas contábil, fiscal e jurídica;
- Registrar todas as comunicações realizadas com o órgão fiscalizador.
A preparação da resposta de forma organizada facilita o andamento da fiscalização e reduz o risco de inconsistências durante o processo.
Conclusão
Preparar a empresa para uma fiscalização tributária é uma estratégia de gestão de riscos. Isso porque a organização documental, a revisão periódica das obrigações acessórias, a realização de auditorias internas e a utilização de tecnologias de controle reduzem a probabilidade de autuações e aumentam a confiabilidade das informações fiscais.
Com a implementação da Reforma Tributária e a ampliação dos cruzamentos eletrônicos de dados, investir em conformidade tributária representa uma medida essencial para preservar a segurança financeira e operacional da empresa.
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