O objetivo do chamado Fundo Fixo de Caixa é fazer frente a uma necessidade cotidiana de caixa das empresas de menor porte.
Os gastos diários de uma empresa podem representar um montante expressivo ao final de um ano, por esse motivo, é importante adotar um mecanismo de controle para esse tipo de despesa.
Neste post, vamos explicar com detalhes como o fundo de fixo de caixa pode ser uma solução simples e eficiente para o controle dos pequenos gastos da empresa. Acompanhe e saiba mais!
O que é fundo fixo de caixa?
O fundo fixo de caixa é um método de gerenciamento do orçamento disponível para despesas de baixo valor, mas que são recorrentes, ou seja, para despesas do dia a dia, funcionando como uma reserva de dinheiro em espécie, a qual é administrada por um colaborador designado para esta tarefa.
A finalidade do fundo fixo de caixa é facilitar o pagamento rápido e eficiente de pequenas despesas operacionais, como compras de material de escritório, pequenas manutenções, transporte, entre outros. Em vez de emitir cheques ou efetuar transferências bancárias para cada despesa pequena, a empresa retira o valor necessário do fundo fixo de caixa, simplificando o processo e agilizando as operações financeiras.
O controle do fundo fixo de caixa é essencial para garantir que os valores sejam utilizados de forma apropriada e que haja prestação de contas. Os responsáveis pelo fundo devem manter registros detalhados de cada retirada, especificando o motivo, o valor e a data da transação. Periodicamente, é necessário realizar a reposição do fundo fixo de caixa com base nessas informações e no montante gasto.
Como funciona o fundo fixo de caixa?
Este sistema pode ser usado como um eficiente sistema de controle, porque ele se destina a realização de pagamentos de pequenas despesas do dia a dia das empresas.
O sistema é simples, requer apenas o provisionamento das despesas durante certo período e o valor correspondente é então disponibilizado para o profissional responsável.
Como é de se esperar, para que o controle seja efetivo, é preciso controlar as saídas por meio de prestação de contas do valor disponibilizado.
Após isso, é feita a reposição desse valor para um novo período igual ao anterior. Vale ressaltar que esse controle pode ser aplicado para todas as despesas de pequeno porte.
As pequenas despesas causam um grande impacto no orçamento, por isso essa medida simples, pode resultar em ganhos expressivos ao final de um ano.
Quem paga o fundo fixo?
O fundo fixo de caixa é geralmente alimentado pela própria empresa. Assim, quando o fundo é criado, a empresa transfere uma quantia de sua conta principal de caixa ou bancos para o fundo fixo, e essa quantia inicial é destinada a cobrir despesas menores e rotineiras no dia a dia da empresa.
Da mesma forma, no momento de fazer a reposição do fundo fixo de caixa, após as retiradas para fazer frente a despesas diversas, também é feita pela empresa, para tanto, a empresa transfere novamente o dinheiro de volta para o fundo fixo, com o objetivo de sempre manter o saldo em valor suficiente para cobrir as despesas recorrentes.
Portanto, a empresa é responsável por financiar e manter o fundo fixo de caixa, e esse fundo serve como uma ferramenta conveniente para lidar com despesas menores no dia a dia, evitando a necessidade de emissão constante de cheques ou transações bancárias para pequenas despesas operacionais.
Como contabilizar o fundo fixo de caixa?
A contabilização do fundo fixo de caixa nada mais é do que o registro das entradas e saídas de valores destinados a essas despesas. Confira agora como são feitos os lançamentos contábeis típicos relacionados ao fundo fixo de caixa:
- Criação do Fundo Fixo de Caixa:
- Débito: Fundo Fixo de Caixa (ativo circulante)
- Crédito: Caixa ou Bancos (ativo circulante)
Esse lançamento reflete a criação do fundo fixo de caixa pela empresa.
- Reposição do Fundo Fixo de Caixa:
- Débito: Despesas diversas (resultado do exercício)
- Crédito: Fundo Fixo de Caixa (ativo circulante)
Quando a empresa repõe o fundo fixo de caixa, é necessário contabilizar a despesa correspondente e creditar o fundo fixo de caixa.
- Retiradas do Fundo Fixo de Caixa:
- Débito: Despesas diversas (resultado do exercício)
- Crédito: Fundo Fixo de Caixa (ativo circulante)
Cada vez que é feita uma retirada do fundo fixo de caixa para pagar despesas menores, esses lançamentos refletem a saída de recursos.
- Conciliação do Fundo Fixo de Caixa:
- Débito: Fundo Fixo de Caixa (ativo circulante)
- Crédito: Caixa ou Bancos (ativo circulante)
Periodicamente, quando o fundo fixo de caixa é reabastecido com base nas retiradas efetuadas, é feita a conciliação entre o fundo fixo de caixa e a conta bancária ou de caixa principal.
Como fazer o relatório de caixa?
Os pagamentos efetuados com recursos do fundo fixo não são contabilizados quando ocorrem, mas devem ser registrados no Relatório de Caixa.
Assim, o saldo disponível para as despesas do dia a dia, não muda nunca, e deverá corresponder ao dinheiro disponível em caixa, computando-se também o valor total dos recibos dos pagamentos realizados e não reembolsados.
Feito isso, no momento de realizar o levantamento do balanço, deverá constar no fundo fixo, o valor correspondente em dinheiro.
Mas lembre-se, devem ser contabilizados os valores dos comprovantes das despesas realizadas.
O valor do fundo fixo de caixa, deve contar ainda com uma verba extra para imprevistos.
Mas não se esqueça de sempre disponibilizar um valor fixo para recompor o fundo fixo de caixa periodicamente.
Quais os benefícios do fundo fixo de caixa?
Isso ocorre porque os débitos são feitos em contrapartida, respeitando-se o regime de competência.
Um grande benefício que esse sistema oferece é a redução da quantidade de registros contábeis.
Assim, os períodos em que as despesas foram realizadas não se confundem e a organização financeira se torna mais eficiente.
Além disso, a adoção desse sistema otimiza o tempo gasto com contabilização de despesas.
Outra utilidade importante é a separação dos gastos fixos, como material de escritório, por exemplo, de outras despesas frequentes.
Uma dica importante é eleger uma única pessoa para ser a responsável pela gestão das despesas, porque assim fica fácil controlar o valor e o tipo de gasto.
Dessa forma você consegue ter uma visão clara de “quanto” e “no que” está gastando.
Como é o controle das despesas no fundo fixo de caixa?
Para tornar a operação de fundo fixo mais organizada e facilitar a solicitação de reposição dos valores, é recomendado que o responsável por essa função crie o hábito de armazenar os comprovantes de pagamento.
Além disso, é possível automatizar esse processo com o suporte de soluções tecnológicas, o que torna o controle de caixa mais prático e seguro, otimizando a gestão financeira.
Quais os benefícios do fundo fixo de caixa?
Entre os principais benefícios do Fundo Fixo de Caixa, podemos ressaltar:
O fundo fixo de caixa permite que a empresa consiga ter um controle mais eficiente sobre os seus gastos, pois sabe exatamente quanto pode gastar em despesas menores, e com isso, reduzir custos.
Além disso, ao utilizar o fundo fixo, a empresa não precisa fazer solicitações de pagamento para pequenas despesas, evitando burocracia e perda de tempo.
Dessa forma, os colaboradores podem se concentrar em outras atividades mais importantes.
Por fim, o fundo fixo de caixa é uma forma de centralizar as despesas menores, o que facilita a prestação de contas para a contabilidade e para a administração da empresa.
Conclusão
Este sistema de controle, também chamado de “caixinha” é menos burocrático, e pode ser estipulado em período que atenda às necessidades de fluxo de despesas da empresa, ou seja, mensal, quinzenal ou semanal.
Priorize a organização financeira do seu negócio, esse planejamento deve fazer parte das estratégias de gestão, pois isso permite ter um controle preciso dos gastos, além de ajudar a identificar oportunidades de redução deles.
Gostou de saber mais sobre a importância do fundo fixo de caixa? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas sobre este e outros temas que podem facilitar a contabilidade do seu negócio! Oferecemos atendimento presencial e personalizado!